QUY ĐỊNH

VỀ THỦ TỤC CHUYỂN NHƯỢNG CỔ PHẦN,

PHÁT HÀNH, CẤP LẠI VÀ ĐỔI CỔ PHIẾU MỚI

(Ban hành kèm theo Quyết định số

21a/2007/QĐ-HĐQT, ngày 15 tháng  05  năm 2007)

 

I. THỦ TỤC CHUYỂN NHƯỢNG CỔ PHẦN

Điều 1: Hồ sơ chuyển nhượng cổ phần gồm:

-  01 (một) bản “Giấy chuyển nhượng cổ phần Ngân hàng Mỹ Xuyên” theo mẫu quy định, có đầy đủ chữ ký của các bên chuyển nhượng và nhận chuyển nhượng, kèm bản sao Giấy Chứng Minh Nhân Dân của cả hai bên.

         -   Các tờ cổ phiếu có liên quan đến số cổ phần chuyển nhượng.

-  Nếu pháp nhân nhận chuyển nhượng chưa là cổ đông của Ngân hàng Mỹ Xuyên (sau đây gọi tắt là MXBank) thì phải nộp kèm bản sao Giấy Đăng ký kinh doanh/ Giấy phép thành lập (có công chứng), Điều lệ và các giấy tờ cần thiết khác theo quy định.

Điều 2: Người tiếp nhận hồ sơ (được Hội đồng Quản trị MXBank phân công) trực tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng cổ phần và cần phải:

    -    Kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ;

    -    Chuyển hồ sơ cho Thư ký HĐQT kiểm tra tính hợp pháp của (các) tờ cổ phiếu và tính hợp lệ của hồ sơ;

    -     Ghi ngay vào “Sổ đăng ký chuyển nhượng” các thông tin: ngày nhận hồ sơ, số đăng ký chuyển nhượng, tên người chuyển nhượng, tên người nhận chuyển nhượng, số cổ phần chuyển nhượng và các thông tin khác (nếu có);

    -     Thu phí hồ sơ chuyển nhượng, thực hiện theo quy định hiện hành của MXBank;

    -     Nếu hồ sơ tiếp nhận tại các đơn vị trực thuộc được Hội đồng Quản trị uỷ quyền, người tiếp nhận hồ sơ phải gửi fax

ngay về cho Thư ký HĐQT để kiểm tra thông tin các bên liên quan và chuẩn bị thủ tục phê duyệt việc chuyển nhượng.

    -     Người tiếp nhận hồ sơ tiến hành cấp cho người nộp hồ sơ 01 bản “Biên nhận hồ sơ” theo mẫu.

    -    Người nộp hồ sơ có thể là người chuyển nhượng, người được chuyển nhượng hoặc người đại diện. Hồ sơ cũng có thể được gửi đến bằng đường bưu điện.

    -  Trường hợp cổ đông gửi hồ sơ chuyển nhượng đến bằng đường bưu điện, người chuyển nhượng hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc cổ phiếu bị thất lạc và phải nộp đầy đủ phí chuyển nhượng trước khi được phê duyệt. Nếu người chuyển nhượng không nộp phí chuyển nhượng thì người nhận chuyển nhượng khi đến MXBank nhận cổ phiếu phải nộp phí chuyển nhượng theo quy định.

   -  Kể từ ngày nhận hồ sơ, Thư ký HĐQT đối chiếu với các quy định hiện hành và lập tờ trình trình đến đại diện Hội đồng Quản trị (theo sự phân công của Hội đồng Quản trị) phê duyệt việc chuyển nhượng.

  - Đối với hồ sơ chuyển nhượng tiếp nhận tại các đơn vị trực thuộc được Hội đồng Quản trị uỷ quyền, Thư ký HĐQT lập tờ trình trên cơ sở bản fax hồ sơ chuyển nhượng từ các đơn vị trực thuộc đó.

Điều 3: Tờ trình được lập riêng cho mỗi đợt chuyển nhượng, trong đó có các nội dung chính như sau:

      - Tên người chuyển nhượng, số cổ phần sở hữu trước và sau khi chuyển nhượng.

      - Tên người nhận chuyển nhượng, số cổ phần sở hữu trước và sau khi nhận chuyển nhượng.

      - Kết quả kiểm tra hồ sơ: Cổ phần đem chuyển nhượng có đang bị ràng buộc bởi nghĩa vụ cầm cố hoặc nghĩa vụ khác hay không; tổng số cổ phần chuyển nhượng có vượt quá tỷ lệ 20% vốn điều lệ của MXBank kể từ ngày xin phép Ngân hàng Nhà nước gần nhất hay không; . . .

      - Đề nghị phê duyệt hoặc không phê duyệt việc chuyển nhượng.

Điều 4: 

              - Đại diện Hội đồng Quản trị xem xét hồ sơ và phê duyệt việc chuyển nhượng cổ phần trên cơ sở tờ trình của Thư ký HĐQT; đồng thời ký xác nhận vào cuối “Giấy chuyển nhượng cổ phần MXBank” của các bên.

              - Đối với hồ sơ chuyển nhượng tiếp nhận tại các đơn vị trực thuộc được Hội đồng Quản trị uỷ quyền, đại diện HĐQT tại các đơn vị trực thuộc hoặc người được HĐQT uỷ quyền ký duyệt trên từng bộ hồ sơ chuyển nhượng trên cơ sở tờ trình tổng hợp của Thư ký HĐQT.

Điều 5: Trường hợp việc chuyển nhượng vượt quá tỷ lệ 20% vốn điều lệ và phải xin phép Ngân hàng Nhà nước, thì Thư ký HĐQT lập hồ sơ để Hội đồng Quản trị ký trình đến Ngân hàng Nhà nước phê duyệt danh sách chuyển nhượng.

Điều 6: Việc cấp cổ phiếu mới và bàn giao cổ phiếu được thực hiện như sau:

   -  Thư ký HĐQT in các tờ cổ phiếu mới. Tổng số cổ phần trên các tờ cổ phiếu cấp mới phải bằng tổng số cổ phần trên các tờ cổ phiếu cũ đã thu hồi.

  -  Lập bảng kê chi tiết các tờ cổ phiếu đã thu hồi và các tờ cổ phiếu mới.

 -  Trình tất cả các bộ hồ sơ liên quan đến đợt chuyển nhượng cho Trưởng Ban Kiểm soát và Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiểm tra và ký duyệt.

 - Sau đó, Thư ký HĐQT hoàn thiện các tờ cổ phiếu mới (chuyển cho bộ phận đóng dấu, ép plastic, . . .), cung cấp danh sách phát hành cổ phiếu mới và chuyển toàn bộ số cổ phiếu mới cho Người tiếp nhận hồ sơ để phát hành cho cổ phiếu cho cổ đông theo lịch hẹn.

Điều 7: Thời điểm xác định quyền lợi của cổ đông đối với cổ phần chuyển nhượng:

7.1. Người nhận chuyển nhượng cổ phần chính thức trở thành chủ sở hữu số cổ phần chuyển nhượng (và trở thành cổ đông của MxBank nếu trước đó chưa phải là cổ đông) kể từ ngày Hội đồng Quản trị phê duyệt vào “Giấy chuyển nhượng cổ phần MxBank” và ghi vào Sổ đăng ký cổ đông.

7.2. Nếu cổ đông chuyển nhượng cổ phần sau thời điểm MxBank chốt danh sách cổ đông thì người chuyển nhượng vẫn là người nhận cổ tức, quyền mua cổ phần mới, quyền nhận cổ phiếu thưởng hoặc các quyền lợi khác. . . theo quy định MxBank. Thời điểm chốt danh sách cổ đông sẽ được Hội đồng Quản trị quy định trong từng trường hợp cụ thể và thông báo đến cổ đông.

7.3. Trường hợp các bên liên quan trong việc chuyển nhượng có thoả thuận khác với quy định tại điều 7.2 (về việc phân chia cổ tức, quyền mua cổ phiếu mới và quyền lợi khác) thì phải tự thu xếp việc thực hiện các thoả thuận đó với nhau.

 

II. THỦ TỤC PHÁT HÀNH CỔ PHIẾU, CẤP LẠI, ĐỔI CỔ PHIẾU MỚI

 

II.1. Thủ tục phát hành cổ phiếu mới:

Điều 8: Cổ phiếu của MxBank được phát hành mới khi MxBank tăng Vốn điều lệ hoặc trong các trường hợp phát hành khác. Việc phát hành cổ phiếu mới được thực hiện như sau:

    - Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày vốn điều lệ mới được đăng ký tại Sở Kế hoạch-Đầu tư và được duyệt, MxBank sẽ tiến hành cấp cổ phiếu mới cho các cổ đông trong danh sách tăng vốn điều lệ đã đăng ký.

    - Danh sách cấp cổ phiếu mới được Trưởng Ban Kiểm soát và Chủ tịch Hội đồng Quản trị MxBank ký duyệt trước khi ký các cổ phiếu phát hành.

    - Cổ phiếu do MxBank phát hành phải có đủ chữ ký của Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Trưởng Ban Kiểm soát, và đóng dấu MxBank.

    - Sau khi phát hành cổ phiếu mới theo quy định, Thư ký HĐQT có trách nhiệm chuyển toàn bộ số cổ phiếu mới cho Người tiếp nhận hồ sơ và thông báo lịch phát cổ phiếu cho cổ đông.

Điều 9: Quá 03 (ba) tháng kể từ ngày bắt đầu thông báo lịch phát cổ phiếu mà cổ đông chưa đến nhận, Thư ký HĐQT làm thủ tục lưu kho. Mức phí lưu kho được tính theo biểu phí đính kèm.

II.2. Thủ tục cấp lại hoặc đổi cổ phiếu mới:

Điều 10: Khi có nhu cầu tách, nhập, thay đổi số cổ phần trên tờ cổ phiếu, hoặc cấp lại cổ phiếu bị rách nát, ghi sai thông tin trên tờ cổ phiếu, cổ đông điền vào “Giấy đề nghị cấp lại cổ phiếu” theo mẫu của MxBank kèm các tờ cổ phiếu cần tách, nhập, đổi, . . . và gửi tới Người tiếp nhận hồ sơ theo quy định. Trường hợp tách cổ phiếu do chuyển nhượng một phần thì cổ đông chỉ nộp tờ cổ phiếu kèm theo hồ sơ chuyển nhượng (không cần lập Giấy đề nghị đổi cổ phiếu).

Điều 11: Người tiếp nhận hồ sơ cấp cho cổ đông 01 bản “Biên nhận hồ sơ”, chuyển cổ phiếu và Giấy đề nghị cấp lại cổ phiếu của cổ đông cho Thư ký HĐQT kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của việc tách, nhập, đổi cổ phiếu.

Điều 12: Thư ký HĐQT in và chuyển (các) tờ cổ phiếu mới có tổng số cổ phần bằng số cổ phần của (các) tờ cổ phiếu đem tách, nhập, đổi trình Trưởng Ban Kiểm soát và Chủ tịch Hội đồng Quản trị ký cùng với Giấy đề nghị đổi cổ phiếu của cổ đông.

Điều 13: Các cổ phiếu cũ được thu hồi sẽ bị cắt bỏ một phần ở góc trên bên phải tờ cổ phiếu trước khi cấp cổ phiếu mới, và quản lý tại kho cổ phiếu thu hồi của Văn phòng Thư ký HĐQT chờ tiêu huỷ theo quyết định của Hội đồng Quản trị.

 II.3. Thủ tục cấp lại cổ phiếu bị mất:

Điều 14. Trường hợp cổ phiếu bị mất, cổ đông cần gửi ngay văn bản thông báo đến Hội đồng Quản trị MxBank để theo dõi, tránh trường hợp bị kẻ xấu lợi dụng những tờ cổ phiếu mất. Đồng thời, cổ đông gửi kèm “Giấy đề nghị cấp lại cổ phiếu” (theo mẫu đính kèm) và Tờ cam kết về việc mất cổ phiếu MxBank về Hội đồng Quản trị MxBank. Hội đồng Quản trị không chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra nếu cổ đông không thông báo kịp thời về số cổ phiếu bị mất.

Điều 15. Sau khi nhận văn bản thông báo mất cổ phiếu và Giấy đề nghị cấp lại cổ phiếu của cổ đông, Thư  ký HĐQT tra soát lại dữ liệu nhằm xác định các thông tin chi tiết trên tờ cổ phiếu đã mất của cổ đông và trình Hội đồng Quản trị MXBank.

Điều 16. Hội đồng Quản trị MXBank có thể sẽ tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc bằng các hình thức thông báo khác về số cổ phiếu bị mất. Sau thời hạn 30 ngày kể từ ngày ra thông báo, nếu không nhận được bất cứ khiếu kiện nào, Hội đồng Quản trị MXBank sẽ quyết định cấp lại cổ phiếu mới cho cổ đông.

 

III. NHỮNG ĐIỀU KHOẢN CHUNG

 

Điều 17. Thư ký HĐQT MXBank là đầu mối tiếp nhận hồ sơ để giải quyết các thủ tục phát hành cổ phiếu, cấp lại, đổi cổ phiếu hoặc chuyển nhượng cổ phần.

Điều 18. Khi đến nhận cổ phiếu, cổ đông cần xuất trình giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực. Trường hợp uỷ quyền cho người khác nhận thay, giấy uỷ quyền phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường (đối với cá nhân), hoặc Giấy giới thiệu do đại diện cổ đông pháp nhân ký, đóng dấu.

Điều 19.

            -  Cổ phiếu cấp mới hoặc cấp lại mới khi cổ đông đổi, tách, nhập hoặc chuyển nhượng một phần phải có chữ ký của Trưởng Ban Kiểm soát và chữ ký của Chủ tịch Hội đồng Quản trị.

            -   Trường hợp cổ đông đề nghị cấp lại cổ phiếu do bị mất, cổ phiếu cấp lại cũng phải có chữ ký của Trưởng Ban Kiểm soát và chữ ký của Chủ tịch Hội đồng Quản trị. Trên tờ cổ phiếu cấp lại mới vẫn ghi số cổ phiếu và ngày phát hành giống như tờ cổ phiếu cũ đã bị mất, và có đóng dấu “Cấp lại lần thứ: …….., ngày ……./……./……..”.

Điều 20. Cổ phiếu khi phát hành hoặc cấp đổi sẽ được ghi vào Sổ đăng ký cổ đông trước khi bàn giao cho cổ đông, có chữ ký nhận của cổ đông hoặc người được uỷ quyền nhận cổ phiếu.

Điều 21. Ngoài Sổ đăng ký cổ đông, Thư ký HĐQT phải lập các sổ theo dõi quản lý cổ phiếu MXBank và báo cáo  định kỳ cho Hội đồng Quản trị định kỳ theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị.

Điều 22. Cổ đông phải trả phí cấp đổi, chuyển nhượng cổ phiếu và lưu giữ cổ phiếu theo quy định của Hội đồng Quản trị MXBank; trừ các trường hợp cổ phiếu được cấp miễn phí theo quy định tại Điều lệ MXBank. Trường hợp cổ phiếu bị mất, cổ đông phải trả thêm chi phí thông báo về việc mất cổ phiếu trên các phương tiện thông tin đại chúng trước khi được cấp lại cổ phiếu.

 

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

Điều 23. - Cổ đông, các thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát và các cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quy định này. Việc sửa đổi, bổ sung và huỷ bỏ Quy định này do Hội đồng Quản trị MXBank quyết định.

 -  Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 01/06/2007.

         An Giang, ngày 15 tháng 05 năm 2007

TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

 (Đã ký)

 NGUYỄN THỊ LÝ